Archiv

Archivalien besitzen als Unikate einen nicht ersetzbaren Wert für die Geschichte der Kirchengemeinden.
Archivgut sind alle archivwürdigen zur dauernden Aufbewahrung genommenen Unterlagen. Archivwürdig sind Unterlagen, die aufgrund ihrer kirchlichen, rechtlichen, wirtschaftlichen, sozialen oder kulturellen Bedeutung von bleibendem Wert sind.
Unterlagen sind u.a. Akten, Kirchenbücher und andere Amtsbücher, Urkunden, Handschriften und andere Schriftstücke, Dateien, Druckschriften, Pläne, Karten, Siegel, Bild-, Film-, Tondokumente, Datenträger.
In jeder Kirchengemeinde befindet sich ein sogenanntes Pfarrarchiv, in dem die archivierten Unterlagen aufzubewahren ist, das für die laufende Verwaltung nicht mehr benötigt wird.

Archivgut ist unveräußerlich. Die Verantwortung für Bestand und Zustand des Archivs trägt die zuständige Pfarrerin/der Pfarrer. Jede Verlegung von Archivgut bedarf der Genehmigung des OKR (Oberkirchenrates). (Archiv Oldenburg, E-Mail: archiv-okr@ev-kirche-oldenburg.de)
Für die Bewertung der Unterlagen in den kirchlichen Ämtern ist das Archiv des Ev.-luth. Oberkirchenrat zuständig.

Siehe auch: Rechtsammlung der Ev.-luth. Kirche in Oldenburg, 9.00 Archivgesetz

Für das Archiv ist eine besondere, vor schädlichen Einflüssen (Diebstahl, Feuer, Feuchtigkeit) schützende Unterbringung erforderlich:

• Der Archivraum soll zu ebener Erde liegen und verschließbar sein.
• Der Archivraum muss bei einer konstanten Temperatur von 13-18 °C gehalten werden (keine Temperaturschwankungen); eine konstante Luftfeuchtigkeit von 45-55% (Klimaschwankungen vermeiden) erforderlich.
• Archivmöbel aus Holz sowie Regale und Schränke aus verzinktem oder lackiertem Stahl sind zu vermeiden; verwendet werden sollen ausschließlich Regale oder Planschränke aus einbrennlackiertem Stahlblech.

(siehe Rechtssammlung „Archiv Aufbewahrung 9.09)

Aufbewahrungsfristen von Schriftgut
Man unterscheidet zwischen Registratur, Altregistratur und Archiv. In der Registratur ist nur das Schriftgut aufzubewahren, das zur Erfüllung der laufenden Aufgaben benötigt wird. In der Altregistratur ist das Schriftgut aufzubewahren, das nicht mehr benötigt wird, aber befristet aufbewahrt werden muss. Im Archiv ist das archivwürdige Schriftgut dauernd aufzubewahren, das von der Verwaltung nicht mehr benötigt wird.

(siehe Rechtsammlung „Kassationsordnung“ 9.07).